Mais Organização – Colocando a Tecnologia a Seu Favor

Se tem uma coisa que todo empreendedor precisa para ter sucesso é organização. Um empreendedor desorganizado deixa de responder e-mails, deixa de retornar ligações, chega atrasado nas reuniões (ou pior ainda, nem aparece), realiza entrega de serviços e produtos incompletas ou com defeitos… Em resumo, uma pessoa desorganizada não dura muito tempo como empreendedor. A desorganização é inimiga da produtividade.

Em comparação com outros períodos, hoje temos muitas facilidades ao nosso favor, a principal delas é o avanço da tecnologia. Trinta anos atrás, ter um computador em casa ou no trabalho era um grande benefício, mas não estava ao alcance de todos. Hoje, praticamente todos têm um bom computador à sua disposição 100% do tempo. “Mas Diego“, eu já ouço alguns de vocês falando, “eu não tenho computador não!” Mas e celular? Você tem? A maioria das pessoas desconsidera o quanto os celulares de hoje são mais poderosos que computadores de 2 décadas atrás.

Neste artigo, vamos ver algumas formas que você pode colocar a tecnologia a sua disposição para trabalhar a seu favor e ajudar na organização empresarial do seu negócio! Não vamos falar de apps específicos (temos artigos para iOS e Android), mas de como você pode utilizar cada um para ter mais organização e melhorar a gestão do negócio!

Organização, Seu Celular e Seus Apps

Seja Android ou iPhone (descansem em paz, Palm, BlackBerry e Windows Phone), seu aparelho pode ser uma fantástica ferramenta para a organização no trabalho e na gestão do seu negócio. Mesmo se ele for antigo! É apenas uma questão de paradigma, de como você olha para ele.

Saindo da caixa, seu celular tem algumas funções que já podem te ajudar: Calendário, Tarefas (em muitos mas não em todos os casos), Contatos e Calculadora. Crie o hábito de colocar seus compromissos no calendário do celular e ligar notificações. “Mas eu anoto no caderninho!“. Caderninho não apita uma hora antes do compromisso para você não se atrasar. A mesma coisa com as tarefas do dia, crie uma lista ‘Hoje’ e alimente com tudo que você não pode deixar de fazer (se possível, coloque lembretes para o celular te avisar e o dia não encerrar com tarefas em aberto).

Por fim, os Contatos. Lembre de salvar as pessoas (fornecedores, funcionários, colaboradores, parceiros, clientes e leads) sempre que possível preenchendo os campos Nome, Sobrenome, empresa, telefone, e-mail e alguma informação que lhe ajude a se lembrar daquela pessoa (onde conheceu, em qual contexto, cargo na empresa, função, etc.). Desta forma sempre que ela te ligar, você pode atender pelo nome e sempre vai ter como saber rapidamente com quem está falando.

Se seu celular estiver conectado à internet, recomendamos ligar a sincronização de dados e garantir que estas informações sejam salvas na conta (do Google, do Outlook, no Apple ID, ou em qualquer outro serviço) e não na memória interna do aparelho. Celulares quebram, são roubados, caem na privada, têm baterias que explodem (olá, Note 7)… “Vão-se os anéis, ficam os dedos“. “Vão-se os celulares, ficam os dados”.

Tablets e a Organização Empresarial

Por muito tempo no mundo da tecnologia, um tablet era ou um celular gigante ou um aparelho sem teclado rodando Microsoft Windows. Apenas recentemente a Apple fez mudanças suficientes no sistema operacional do iPad para mudar esta situação (compatível com a Apple Pencil). A Samsung investiu pesado na sua linha Galaxy Tab S (que vem com a S Pen) e a Microsfot com os poderosos híbridos da linha Surface (compatíveis com canetas tipo Wacom).

Ainda falando um pouco de tablets Android, o Google recentemente anunciou grandes atualizações para tablets que aumentam muito sua funcionalidade, com melhor compatibilidade para telas grandes e multitarefa em todos os aparelhos que suportem a versão Android 12L. Se você tem acesso a um destes, pode adicionar à sua rotina assinatura de documentos direto do aparelho, reduzindo assim a necessidade de imprimir e digitalizar documentos assinados. Mas mesmo um tablet mais simples ainda tem seus benefícios. “[…] um tablet era […] um celular gigante”, o que significa que você tem as mesmas funcionalidades e o mesmo acesso a aplicativos, mas agora com muito mais espaço, facilitando a leitura de documentos e até a criação/edição de documentos de texto e planilhas.

A tela maior também faz a função de dividir a tela fazer muito mais sentido (disponível a partir do Android 7 e iOS9). O tablet é bastante portátil e pode ser utilizado como estação de trabalho móvel dentro e fora do seu ambiente de trabalho e existem teclados externos que permitem transformar o tablet em algo muito próximo a um laptop, mantenha isso em mente.

Laptops e Desktops, Sinônimos de Organização?

Olha para Desktops e Laptops como sua estação de batalha e o centro nervoso do seu negócio. É aqui que todos os dados da sua empresa vão morar e onde você vai sentar para tomar suas decisões quando estiver no escritório/home-office.

Os laptops compartilham a versatilidade do tablet, também podendo ser sua estação de trabalho móvel, porem são mais pesados. Para compensar os laptops são mais poderosos, rodam Windows (ou macOS, ou Linux, ninguém aqui vai julgar), tem acesso a software mais maduro, telas maiores e baterias com maior autonomia. Novamente, tudo que se aplica aos outros aparelhos se aplica aqui, com a facilidade de que você tem acesso a sistemas operacionais mais “parrudos”, uma biblioteca de soluções muito mais vasta e bem desenvolvida e, em muitos casos, a possibilidade de utilizar versões nativas ou web do software em uma tela grande.

Já o bom e velho Desktop (mesmo que fique em baixo da mesa, em muitos casos) não tem muita diferença funcional do laptop fora o fato que você não pode levar ele com você quando levantar, com as maiores vantagens sendo que Desktops podem ter seu hardware atualizado com mais facilidade, estendendo sua vida útil, diferente de laptops que uma vez defasados permitem poucas melhorias de hardware (alguns permitindo nenhuma) e costumam precisar ser trocados por modelos mais novos.

Nossa sugestão para aumentar a organização é focar no sistema de arquivos. Crie pastas para cada área do seu negócio, como Administrativo, Documentos, Financeiro, Compras, Clientes, etc. de forma que você sempre saiba onde cada arquivo que você precisa vai estar. Se trabalhar com vários clientes, crie pastas para cada um deles de forma a manter a “papelada” separada. Mantendo o foco nos arquivos, e pensando no “vão-se os anéis”, sugerimos utilizar software que permitam salvar toda a estrutura de pastas na nuvem de forma automática, como o Google Drive (nativo e pré-instalado no Android), DropBox, OneDrive (nativo e pré-instalado no Windows), iCloud (nativo e pré-instalado em aparelhos da Apple), nosso queridinho o Box e outros.

Tudo Junto?

Mas e se você tem acesso a mais de um aparelho? Como colocar a tecnologia para te ajudar? Manter a organização neste caso depende de como você configura cada aparelho e do que pretende fazer com cada um deles. Primeiro, decida para que cada um vai servir. Nossa sugestão é: Celular para notificações e ligações; Tablet para trabalhos leves, anotações e quando precisar de acesso a um computador e precisar de mobilidade ao mesmo tempo; Laptop quando precisar de todo poder  da tecnologia, mas precisar sair do seu ambiente de trabalho e; Desktop como o coração de toda a operação, onde você senta e trabalha de verdade.

O segundo ponto é garantir a sinergia entre os aparelhos, aqui você deve considerar a plataforma (Android, mac/iOS, Windows, Linux) e o software que você precisa no seu dia a dia. Por exemplo: É possível ler, criar e editar arquivos do Word em qualquer plataforma, mas não é possível instalar o MS Word (diretamente) no Linux. Você consegue fazer videoconferências em qualquer plataforma, mas FaceTime só existe no mac/iOS. Android está para Windows assim como iPhone está para mac. Se você trabalha com edição de vídeos, pode ser melhor usar a tecnologia e o hardware da Apple, se trabalha com grandes volumes de dados, pode ser melhor ir para o Windows e se seu negócio não depende de software específicos, fica ainda mais fácil escolher o que melhor lhe atende. Nada atrapalha mais a organização do que precisar fazer uma coisa e não conseguir, concorda?

Garantir a organização neste cenário também deve levar em conta reduzir as distrações. Celulares e tablets costumam ter o modo não perturbe – que pode ser personalizado para permitir notificações apenas de apps específicos. Windows, Linux e macOS possuem funções semelhantes. Distrações são uma forma rápida de perder a concentração e deixar o trem sair dos trilhos na organização do negócio… E se tem uma coisa que nossos celulares são bons, é em arrumar distrações (leia mais sobre como priorizar aqui).

E você?

Por aqui estou pretendendo migrar do laptop e celular para tablet, celular e desktop, por diminuir o peso que preciso carregar na rua e aumentar a performance quando estou na mesa. E você? Qual seu setup? Como você usa a tecnologia para aumentar a organização do seu negócio? Conta pra gente nos comentários!