Um dos maiores segredos das pessoas produtivas é sua habilidade de gerenciar seu tempo, afinal produtividade é o uso eficiente do tempo!
Neste artigo vamos falar um pouco de como você pode melhorar a gestão do seu tempo, de forma a aproveitar melhor as horas do seu dia e realizar mais na mesma quantidade de tempo, além de ajudar a esclarecer um dos maiores segredos das pessoas produtivas que escapa a maioria das pessoas!
Neste artigo
Qualidade vs Quantidade
A primeira coisa da qual queremos falar é para quem está buscando aumentar a produtividade é: Qualidade antes de quantidade. É muito comum que as pessoas achem que foram super produtivas quando fizeram várias coisas no dia (e em alguns dias isso realmente é verdade) mas o ponto que deve ser observado aqui é: As coisas que foram feitas eras as coisas que mais agregavam valor? Eram as coisas que eram mais importantes a serem feitas?
Essa é uma distinção importantíssima para quem quer se tornar realmente produtivo. Avalie se as coisas mais importantes estão recebendo a prioridade que merecem e se você está atacando estes problemas antes de tratar de trivialidades. O que acontece muitas vezes é que as pessoas resolvem uma grande quantidade de pequenos problemas e/ou fazem um grande quantidade de tarefas de baixo valor agregado e por terem retirado muitas coisas da sua lista de tarefas, se sentem produtivas. Mas é sobre isso que vamos falar em seguida!
Priorizando o que deve ser prioridade
Nós seres humanos não somos naturalmente voltados para a produtividade. Sabemos intrinsecamente o que é e o que não é importante, mas nosso processo de decisão nem sempre prioriza as tarefas mais importantes. Isso acontece por vários motivos: afinidade com a tarefa; conhecimento da ferramenta; falta de experiência com a atividade; predileções pessoais; falta de buy-in (aceite) quanto o objetivo da atividade, entre outras. Outro fator que costuma interferir negativamente é a procrastinação afinal, “porquê eu devo fazer isso agora quando eu posso fazer aquilo que é mais interessante“?
Para eliminar todos esses problemas de uma só vez, sugerimos o uso da Matriz de Priorização de Eisenhower. Essa simples, porem genial, matriz 2×2 pergunta qual a relação de urgência e importância para dada situação/atividade/problema etc. As classificações, dentro deste modelo, são: Ações que devem ser tratadas imediatamente; Ações que devem ser planejadas; Ações que devem ser delegadas e; Ações que devem ser eliminadas. Nós aqui costumamos tratar como Críticas, Estratégicas, Operacionais e Desperdícios de Tempo (Time Wasters). O segredo do uso desta ferramenta está em saber fazer duas coisas: focar no que é importante e; eliminar o que não agrega valor.
As Time Wasters devem ser as primeiras a serem avaliadas porque, vamos ser honestos, são as coisas que (como o nome já diz) desperdiçam nosso tempo mas, mais importante que isso, costumam ser as ações que estamos mais pré-dispostos a fazer. Afinal, se não fosse o caso não estaríamos perdendo tempo com elas! Essas costumam ser as coisas que gostamos de fazer, mas não se encaixam no papel que temos a desempenhar. A solução é simples e eficiente: Pare de fazer (e se você gosta tanto assim daquilo, guarde para seu tempo livre).
As Operacionais devem ser delegadas às pessoas responsáveis ou com o expertise necessário para a sua realização com a qualidade e resultados necessários para o sucesso do empreendimento. É muito comum neste caso encontrar atividades que são de uma função à qual você já pertenceu e costumava desempenhar, mas que neste momento não deveriam estar na sua lista de coisas a fazer, simplesmente por ser responsabilidade de outra pessoa ou não agregar valor suficiente. Imagine uma empresa onde o CEO insiste em escrever linhas de código para o software ou onde um representante externo de vendas ainda fica plantado no call center. A vida segue, você deve seguir com ela. Identifique quem deveria estar fazendo aquela atividade, notifique, passe a bola e vá cuidar do que é realmente problema seu.
As duas últimas são as tarefas que agregam valor e onde seu esforço de produtividade deveria estar sendo focado.
As Críticas são onde sua produtividade vai brilhar. Quanto mais tarefas críticas você conseguir dar cabo, maior o valor que vai agregar à operação e maior será seu senso de realização. O problema das tarefas Críticas é que elas pedem uma ação imediata e podem ser confundidas com os famosos “incêndios“: situações que parecem incrivelmente importantes porque são decorrentes de alguma coisa que saiu dos trilhos e aparentemente devem ser corrigidas imediatamente e aqui está o problema. Nem todo “incêndio” é ação Crítica. Todo “incêndio” deve ser avaliado e tratado de acordo. Você vai se surpreender com a quantidade de “incêndios” que podem ser delegados, planejados e até eliminados!
As Estratégicas são as situações que pedem que você sente com sua equipe, pense, organize e desenvolva um plano de ação. Elas são tão importantes quanto às Críticas, as vezes até mais que elas, e vem com um grande benefício: Permitem que você pense com calma no que vai fazer uma vez que elas não precisam de uma ação imediata da sua parte. É nas ações Estratégicas que você vai realmente gastar a maior parte do seu tempo, e de onde a maior parte do valor virá. Confira nosso artigo 5 Dicas de Planejamento para ter uma ideia de como facilitar a abordagem das atividades Estratégicas. Dominar o processo de identificar, tratar e planejar a execução das tarefas Estratégicas é o segredo para a produtividade e o sucesso de qualquer carreira.
Por enquanto é só pessoal!
Ainda existem muitas outras coisas que podem ser feitas para melhorar sua produtividade. Nos próximos artigos desta série vamos falar de mais ferramentas e métodos para ajudar você a ser um mestre da produtividade e da gestão de tempo! Até lá!
