5 Dicas de Planejamento

A maioria das pessoas não entende que planejamento é uma forma de maximizar o uso do tempo e dos recursos. Planejar é organizar a informação e definir uma linha de ação para atingir um objetivo. Neste artigo, queremos lhe mostrar cinco coisas simples que você pode fazer para aumentar as chances de seu planejamento ser mais efetivo.

Estas dicas vão te ajudar a facilitar o processo de planejamento de qualquer atividade! Seja no seu trabalho, em casa, ou até para lazer! Vamos lá!

Defina o problema

Especifique que situação ou problema está sendo tratado. É muito comum começar a planejar definindo qual é o objetivo, mas nós recomendamos fortemente que antes disso, o problema seja bem definido e compreendido por todos os envolvidos. Começar pelo problema garante alinhamento e minimiza a chance da solução errada ser implementada.

Uma boa ferramenta para se utilizar nesta hora são os 5 Porquês. O processo é simples: Pergunte por quê a situação acontece e repita o processo para cada resposta que obtiver. Utilizando essa ferramenta você terá uma chance maior de identificar a causa raiz do seu problema e garantir a implementação da melhor solução.

Colete informações

Colete todas as informações disponíveis sobre o problema e reúna-as de forma que todos envolvidos no planejamento tenham acesso. Planejar é inerentemente lutar contra o desconhecido. A melhor forma de minimizar o impacto do que não se conhece é virar a mesa e conhecer o máximo possível sobre o problema antes de tentar implementar uma solução.

Garanta também que todos os envolvidos no processo (tanto de planejamento quanto de implementação da solução) tenham acesso a essa base de dados, de forma que possam contribuir com suas perspectivas e sugestões. Isso é importante também para evitar desentendimentos e falhas de comunicação que podem facilmente colocar toda a iniciativa a perder.

Selecione o método

Escolha qual metodologia e ferramentas serão utilizadas para gerar a solução e garanta que todos conhecem e sabem utilizar. A palavra de ordem aqui não é ferramenta, mas sim comunicação. Garantir que todos sabem o que a ferramenta faz, como funciona, como é implementada, como é medida, é tão importante quanto escolher a ferramenta certa para o trabalho pois, novamente, evitar desentendimentos e falhas de comunicação.

Se ficar na dúvida quanto a que metodologia utilizar, aqui vão duas dicas: Utilize os 5 Porquês para validar se a ferramenta realmente vai resolver a solução e; busque referencias junto a especialistas ou pessoas que já precisaram resolver o mesmo tipo de problema e valide com eles se a ferramenta/metodologia utilizada se aplica no seu caso.

Defina o objetivo

Agora que você já sabe tudo que tem pra saber sobre seu problema e seu pessoal está “na mesma página” que você, processe a informação e defina qual o cenário ideal a ser atingido. Lembre-se que nesta etapa, você não quer apenas uma solução para o problema, você quer se certificar de que ele não voltará a incomodar após a implementação da solução. Lembre-se também que “Roma não foi construída em um dia“: Se não for possível eliminar todos os aspectos do problema de uma só vez, crie um plano que ataque um aspecto por etapa e vá gradativamente se livrando das causas do problema. Lembre-se sempre: Progresso é progresso. Só não esqueça de conseguir o buy-in (aceite) da sua solução e plano junto aos atores necessários (sócios, alta gestão etc.).

Avalie o desempenho

Após implementar as ações da solução monitore seu desempenho e efetividade. Pergunte sempre “as ações implementadas estão ajudando a reduzir as ocorrências do problema sem impactar em outros aspectos do negócio?” afinal não queremos “Despir um santo para cobrir outro“. Meça o desempenho da solução contra a situação, mas se atente para todos os aspectos que ela tange. Isso é Visão Sistêmica e pode lhe ajudar a identificar outras oportunidades de melhoria e até situações que podem gerar vantagens competitivas! E tudo porque você fez um bom planejamento!

E uma dica extra! Confira nosso artigo sobre 5 Dicas de Gestão! Muito do que falamos lá pode ser aplicado quando se cria o planejamento de alguma ação!

Planejar é fácil! Planejar é preciso! Planeje hoje para não chorar amanhã! Tem alguma dica de planejamento que você queira compartilhar? Vamos conversar nos comentários!