Reuniões: A importância de respeitar horários

Reuniões, adoráveis reuniões. Você já passou por essa situação? Marcam uma reunião e não aparecem, só lhe avisando que não vai ser possível realizar o encontro quinze minutos depois da hora marcada para o início da reunião. Aposto que você já passou por alguma situação parecida. Aposto também que você não ficou muito feliz com o atraso e perda de tempo.

Mas por que? O que gera a irritação? Ao marcar um compromisso além do tempo que o mesmo irá demandar, alocamos tempo para preparação, deslocamento, amenidades… Uma reunião de uma hora não consome apenas uma hora. Quando não conseguimos executar, perdemos todo o tempo investido.

O que mais gera irritação nessa situação? Quando acertamos um compromisso, tomamos uma decisão. Escolhemos entre estar em algum lugar fazendo uma atividade, ou estar em outro lugar numa reunião. Existe um custo de oportunidade em cada decisão e quando a reunião não acontece, perdemos não apenas o tempo que investimos na mesma, mas deixamos de ganhar executando a outra tarefa que sacrificamos por conta da mesma.

Mas disso tudo você já sabe. Afinal, você já deve ter passado por isso. Vamos mudar o foco então, vamos pensar como quem está do outro lado.

Quando você não honra seus compromissos, você deixa um gosto ruim na boca do outro. Uma impressão de falta de respeito com o tempo alheio. De falta de compromisso com sua palavra e com o assunto que gerou a necessidade da reunião. Ninguém gosta de se sentir desvalorizado e/ou sem importância. Ninguém gosta de perder tempo. Ninguém gosta de ter suas atividades interrompidas sem um bom motivo (especialmente sem o resultado de uma atividade que viria daquele encontro).

E de quem é a culpa? A culpa é da cultura. A cultura brasileira, diferente de muitas outras no mundo, não preza pela pontualidade. É costumeiro e comum iniciar uma reunião apenas quando todos os participantes chegarem ao local mesmo que isso implique em um atraso de 90 minutos no início da reunião (e consequentemente a extensão da mesma em duas horas).

Por conta deste fator cultural, durante a nossa formação, os hábitos necessários para impedir que este tipo de situação surja não foram desenvolvidos. Mas chega de reclamar, vamos resolver o problema. Quais seriam estes hábitos?

Se coloque no lugar do outro

Trate o próximo como gostaria de ser tratado sempre! Se você quer respeito, trate a todos com respeito.

Respeite os horários

Somos todos pessoas ocupadas! Entenda que quando uma reunião, tarefa, evento ou o que quer que seja é marcada para um determinado horário, isso significa que várias decisões foram tomadas contando com a realização das atividades dentro do prazo/período estipulado. Chegar sempre com 15 minutos de antecedência demonstra que você não só respeita os horários, como prioriza aquela atividade.

Seja pontual

Inicie e termine as suas reuniões na hora combinada! Isso demonstra respeito pelos participantes que chegaram na hora (ou preferencialmente um pouco mais cedo) e pelas suas responsabilidades com outras atividades, para as quais precisam retornar após a reunião. Esteja sempre na sala de reuniões na hora marcada pelo organizador para o início das atividades.

Seja proativo

Esteja sempre um passo à frente da situação. Se a sua reunião é às 13:30 e você precisa de 30 minutos para chegar ao local, escolha a rota e meio de transporte com antecedência, considerando sempre possíveis problemas. Se você vai fazer uma apresentação, teste seu equipamento antes de sair e depois de chegar ao local – e tenha sempre um plano B. Se prepare de forma que não gere atrasos.

Comunicação proativa

Ninguém gosta de ser o último a saber! Se você está organizando uma reunião e perceber que vai se atrasar, avise a tempo de todos os participantes se organizarem. Se você tem um almoço de negócios e acabou ficando preso no trabalho, mande uma mensagem para a outra parte explicando a situação e dando a opção de remarcar (mas faça isso a tempo de não atrapalhar o resto da agenda dessa pessoa). Se você vai participar de uma reunião e ficou prezo no tráfico, envie uma mensagem explicando a situação com antecedência.

Se você ainda não faz, pratique estes hábitos. Aposto que a impressão dos seus clientes, chefe, colegas de trabalho e até familiares sobre você vai melhorar muito! E se você já é adepto destes hábitos, passe este artigo a diante.