Home Office: Como o 5S pode lhe ajudar

Home Office com 5SHome Office você sabe o que é, já falamos até disso aqui. Mas o que é 5S? É uma metodologia japonesa que é a base para a implementação da TQM (Total Quality Management – Gestão da Qualidade Total), ideias usadas em industrias e escritórios de todo o mundo desde 1960. E que agora você vai usar para aumentar sua produtividade seja na sua mesa de escritório ou na sua mesa em casa!

Se manter organizado é um passo fundamental para a produtividade. O 5S entra para garantir exatamente esse ponto, manter você organizado de forma que você possa dar atenção ao que realmente é importante naquele momento. Então vamos lá!

Seiri – Senso de Utilização

O Seiri prega que devemos ter somente o necessário, na quantidade necessária e sem improvisações. Então o primeiro passo a fazer é observar seu ambiente de trabalho Home Office e se perguntar: “O que eu preciso ter aqui para desenvolver minhas atividades de forma efetiva?“. Você pode, por exemplo, fazer uma lista e depois comparar com o que realmente está no ambiente. O próximo passo é simples: classificar. Faça duas pilhas, o necessário e o desnecessário. O que for necessário fica. O que não for sai. Mais simples que fazer Seiri, impossível.

o 5S pergunta então: “Quais desses itens são de uso constante?“. Estes devem estar sempre fáceis, sempre ao alcance da mão. Os restantes, podem ir para organizadores, gavetas, prateleiras e armários, de acordo com o quão frequente (ou não) é o uso.

Os itens que foram classificados desnecessários? Tire do seu ambiente de Home Office. Mas se lembre, o que não é necessário ali pode ser necessário lá. Veja se eles não podem ser úteis em algum outro lugar da casa!

Seiton – Senso de Organização

O objetivo principal do Seiton é definir locais específicos para cada coisa e garantir que sempre que possível os recursos devem estar identificados, para que possa ter um acesso seguro e rápido. A identificação dos recursos é particularmente importante quando se trabalha com substâncias químicas, tóxicas ou que de alguma outra forma possam ser prejudiciais à saúde, mas isso não costuma ser a realidade dos Home Offices.

Aqui você vai focar no “onde” de cada item do seu Home Office. Pergunte “Onde é o melhor lugar para X ficar?” Onde é o melhor lugar para o computador ficar? Para a caixa de canetas? Para os livros de referência? Para literalmente tudo. Depois de definir o lugar de cada coisa, vem o desafio: Manter cada coisa em seu lugar.

Um aparte: Seiton na cozinha. Faz toda a diferença! 5S em casa não é uma má pedida também não!

Seisou – Senso de Limpeza

A lógica do Seisou é bem interessante: manter a limpeza dos ambientes e instalações, pois ambientes limpos facilitam a detecção de anormalidades. Então, se já não for o caso, estabeleça uma rotina de limpeza do seu ambiente de Home Office, incluindo no processo a verificação da aplicação do Seiri e do Seiton. Viu o pulo do gato?

Com o Seisou você não ganha apenas a disciplina e o local limpo, você também identifica (e corrige) problemas nos dois princípios anteriores. O foco é na limpeza prática, mas a metodologia 5S começa a amarrar as pontas neste passo.

Seiketsu – Senso de Higiene

E chegamos no Seiketsu, que continua a lógica de alinhar os princípios da metodologia de forma sistêmica. O Seiketsu é um dos princípios com a tradução mais difícil, pois a palavra usada em japonês e sua tradução em português não são intuitivas. O objetivo aqui é criar padrões. Higienizar a lógica dos processos, não o ambiente em que ocorrem (para isso o Seisou já existe). No Seiketsu, você define quais as regras que serão utilizadas para manter suas atividades dentro dos princípios do 5S.

No Home Office isso é mais fácil que em um ambiente de trabalho por conta do tamanho do ambiente e da quantidade de pessoas. Na prática, o Seiketsu vai se resumir a praticar o Seiri, Senton e Seiso diariamente, mantendo atenção às condições de trabalho para garantir que sejam adequadas (iluminação, ventilação, ergonomia).

Shitsuke – Senso de Disciplina

O Shitsuke no Home Office funciona da mesma forma que em outras situações. O senso de disciplina prega o incentivo à melhoria contínua. O fundamento é: todos devem ajudar. Então nossa sugestão é: Apresente o 5S a todos na sua casa, implemente em todos os ambientes, mesmo fora do seu Home Office! Você vai melhorar a qualidade de vida de todos, ter uma casa mais organizada, mais limpa e (se tiver filhos) mais disciplinada!

Você conhecia o 5S? Já tinha utilizado? Já tinha tentado implementar na sua casa ou no seu Home Office? Conte para a gente nos comentários!

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